Başarı Hikayelerimiz

Kuveyt Türk Katılım Bankası A.Ş., finansal raporlamada ACL kullanımıyla fark yarattı

“ Resmi Raporlama Birimimiz, ACL kullanımıyla, çok daha verimli çalışan, emekten tasarruf edilen, manuel müdahaleyi yok denecek seviyeye indiren ve insan hatasını sıfırlayan bir sistem kurmuş oldu’’

Dursun Ali Şahin, Yönetim Raporlama Yöneticisi


Şirket Profili

Kuveyt Türk, 1989 yılında Özel Finans Kurumu statüsünde kurulmuş, 1999 yılı Aralık ayından itibaren diğer Özel Finans Kurumları gibi Kuveyt Türk de Bankacılık Kanunu’na tâbi hale gelmiştir. Mayıs 2006’da ünvanı, Kuveyt Türk Katılım Bankası A.Ş. olarak değişmiştir. Kuveyt Türk’ün sermayesinin %62’si Kuveyt Finans Kurumu’na (Kuwait Finance House), %9’u Kuveyt Devlet Sosyal Güvenlik Kurumu’na, %9’u İslam Kalkınma Bankası’na, %18’u Vakıflar Genel Müdürlüğü’ne, %2’i de diğer ortaklara aittir. %62’lik sermaye payı ile Kuveyt Türk’ün en büyük ortağı konumundaki Kuveyt Finans Kurumu (Kuwait Finance House) milyarlarca dolarlık toplam fonuyla ve sunduğu çağdaş bankacılık hizmetleriyle Kuveyt’in dev bir finans kuruluşu olmasının yanı sıra faizsiz finans kurumları arasında dünyada ilk sıralarda yer almaktadır.

Hedefler
ACL ile öncelikli iş hedefimiz, zaman kısıtı yanı sıra para cezasına ve çeşitli yaptırımlara neden olan resmi raporlardaki güncellemeleri çok daha hızlı bir şekilde en az bilgi işlem desteği ile gerçekleştirmek, ilerleyen süreçte bilgi işlem üzerindeki resmi rapor iş yükünü tamamen ortadan kaldırmaktı.

Bu zorluk genel olarak bilgi işlem süreçleri için aynıdır. Çünkü öncelik her zaman operasyonel işlemlerindir.
Bununla birlikte, bankamızın artan müşteri sayısı ve BDDK, TCMB, T.C. Maliye Bakanlığı, TMSF, yabancı ortaklar, bağımsız denetim gibi resmi kurumlar tarafından talep edilen rapor tiplerinin çeşitliliği, satın alınacak en uygun program ile, iş biriminin kendi raporunu kendisinin oluşturması ve minimum bilgi işlem desteğine ihtiyaç duymasını zorunlu kıldı.

Şu anda, Kuveyt Türk Katılım Bankası A.Ş. Yönetim Raporlama Birimi (MIS) olarak, resmi raporların ve yönetim raporlarının kaynak verilerinin temin edilmesi ve raporların hazırlanması amacıyla, ACL kullanmaktayız.

Proje Uygulama Süreci
ACL kullanımı öncesinde, resmi raporlardaki temel sorun, Resmi Raporlama İş Birimi’nden gelen taleplerin tamamen Bilgi İşlem tarafından hazırlanması zorunluluğuydu.

Bununla birlikte, bankamızın artan müşteri sayısı ve BDDK, TCMB, T.C. Maliye Bakanlığı, TMSF, yabancı ortaklar, bağımsız denetim gibi resmi kurumlar tarafından talep edilen rapor tiplerinin artmasıyla, raporların yetiştirilmesi bilgi işlem süreç zorluğundan dolayı önem kazanmıştı. Bu durum, aynı zamanda iş biriminin de (o zamanki Bütçe Raporlama Müdürlüğü, şimdiki Dış Raporlama Müdürlüğü) büyük sorunu idi. Kimi zaman mevcut raporlarda düzeltme, kimi zaman ek fonksiyon ekleme, kimi zaman da yeni rapor yapma aşamasında sorunlar yaşanmaktaydı.

Ayrıca, bilgi işlem süreç zorluklarına önceki raporların düzenleme zorluğu ve yeniden yazılma ihtiyacının, resmi rapor talepleri ile artan analiz ihtiyacının ve operasyonel sistemde kullanılan teknolojinin yetersizliğinin eklenmesi ile resmi raporlama süreci meşakkatli bir iş olmaya başlamıştı. İş birimi ise talep edilen düzeltme, ekleme ve yeni rapor için oluşturulacak talep ve yanıtın uzaması gibi nedenlerden dolayı, sistemden alabildikleri bilgilerle manuel rapor hazırlamayı tercih ediyorlardı. Bu da, hem zaman kaybına hem de içerik hatalarının oluşmasına sebebiyet vermekteydi.

Zaman kısıtlaması olan, para cezasına ve çeşitli yaptırımlara neden olabilen Resmi Raporlar için bilgi işlem tarafından başka bir çözüm arayışına gidildi. Bu arayışlarda ana fikir, “satın alınacak en uygun program ile iş biriminin, minimum bilgi işlem desteği ile kendi raporunu kendisinin oluşturmasının” önemiydi.

•Zaman kısıtı olan resmi raporların inşa ve düzenlemelerinde gecikme yaşanmaması,

• Resmi rapor taleplerinin diğer Bilgi İşlem talepleri ile aynı standartta kabul edilip, aynı uygulama geliştirme süreç ve prosedürlerine tabi tutulmaması,

• Resmi raporların yeniden yazılması ve düzenlenmelerinde zaman kaybının yaşanmaması ve giderek artan güncelleme taleplerinin zamanında karşılanması gibi sebeplerden dolayı çözüm için program araştırılmıştır. Uluslararası kabul görmüş denetim programı ACL alımına karar verilmiş ve KOMTAŞ danışmanlığı ile kullanılmaya başlanmıştır.

Kuveyt Türk Katılım Bankası’nda, 2008 yılının Nisan ayından bu yana, Yönetim Raporlama Birimi (MIS) tarafından ACL ürünleri kullanılmaktadır. ACL geliştiricisi rolünü üstlenen “Yönetim Raporlama Birimi (MIS)” organizasyon olarak “Bütçe ve Yönetim Raporlaması Grup Müdürlüğü” bünyesinde bulunmaktadır. Ayrı bir müdürlük olan Dış Raporlama (Resmi ve Yurt Dışı Raporlama) müdürlüğünün bütün rapor ihtiyaçlarını karşılamak öncelikli görevidir. Dış raporlama ve diğer ACL raporlarını kullanan birimler raporları AX GatewayPro üzerinden kullanmaktadırlar.

ACL kullanıcı tipleri; “geliştiriciler”, “AX GatewayPro kullanıcıları” ve “diğer kullanıcılar” (ACL raporlarının sonuçlarına değişik platformlardan ulaşabilenler) olarak 3’e ayrılmaktadır. 5 geliştirici, 15 AX GatewayPro kullanıcısı bulunmaktadır. Diğer kullanıcılar olarak da yaklaşık 120 nihai rapor kullanıcısı mevcuttur.
Yönetim Raporlama Birimimizde, ACL 9.1.6 versiyonu ile beraber AX GatewayPro 2.1.0 versiyonları mevcuttur. Resmi Raporlama Birimi ACL ile, BDDK, TCMB, Maliye Bakanlığı, Hazine Müsteşarlığı, ana ortağımız “Kuwait Finance House” ve bağımsız denetim firması tarafından talep edilen tüm raporların yapılmasında kullanmaktadır.

Sonuçlar
ACL kullanımıyla, finansal raporlama birimimizde, iş süreçleri inanılmaz derecede hızlandı. Öncesinde manuel hazırlanan çoğu raporun otomatize edilmiş versiyonları kısa sürede hizmete alındı. ACL öncesi sistemde varolan raporların aksaklıkları giderildi. Sonrasında, ACL’den alınan raporların hızları artırıldı ve AX GatewayPro’nun da devreye girmesi ile günlük ve haftalık raporlar takvime bağlanıp otomatik çalışacak seviyeye getirildi.
Resmi Raporlama Birimi’ni ACL öncesi ve ACL sonrası ile kıyaslar isek, çok daha verimli çalışan, emekten tasarruf eden, manuel müdahaleyi yok denecek seviyeye indiren ve insan hatasını sıfırlayan bir sistem kurulmuş olduğunu söyleyebiliriz.
Ayrıca Resmi Raporlama Birimi, ACL sonrası, daha önce farklı departmanların sorumluluğunda olan Maliye raporlarının sorumluluğunu da üzerine alarak, tek platformdan hazırlanan ve bütünsel olan Maliye Raporlama Sistemi’ni kurmuştur.
Mevcut yapı içerisinde resmi kurumlar için Bilgi İşlem Birimi tarafından hazırlanan 60’a yakın rapor tek tek yeniden hazırlandı. Daha önce, Bilgi İşlem Birimi’nden yaklaşık 6 servisten en az bir analist ve yazılımcı ile gerçekleştirilen çalışma, şu an 3-4 developer ile ACL’de çözülebilmekte ve her türlü rapor talebi de karşılanabilmektedir.
Bugün, ACL’den alınabilen raporların sayısı 154’e ulaşmıştır. Bu raporların önemli bir kısmı (23 tane) “günlük” ve “haftalık” raporlardan oluşmakta ve bu raporlar kullanıcı müdahalesi olmaksızın otomatik olarak AX GatewayPro tarafından üretilip Resmi Raporlama İş Birimi’nin ekranlarına düşmektedir. Yönetim Raporlama Birimi (MIS) olarak ise ACL Yönetim Raporlama Dashboard’ını besleyen veri toplama ve düzenleme aracı olarak kullanılmaktadır. Bir başka ifade ile, ETL aracı olarak ACL’i, Dashboard’ı besleyen bir yapıda kullanmaktayız. Bu sayede, SQL ile elde edilebilecek veri düzenleme işinden çok daha hızlı ve süreci görebileceğimiz bir yapı oluşturulmuştur.

Bir sonraki aşama
•Üst Yönetim Raporlarının Temeli için mevcut ACL, ETL sürecinin geliştirilmesi ve/ veya oluşturulacak raporlama veri ambarının adaptasyonu

•Resmi raporların doğruluk ve sürekliliği temin edilerek alınmaya devam edilmesi

•Bankacılık sistemindeki gelişmelere çok kısa sürede adapte olma (bankacılık sistemi, yeni yapıda Kuveyt Türk Katılım Bankası bünyesinde yazılmaktadır)

•Raporlardaki eksik ve hataları anında tespit edebilme becerisinin geliştirilmesi

• Zamanında çalışmayan takvime bağlanmış raporlar ve hata tanımının, e-mail yoluyla ilgililere bildirilmesi.

Kuveyt Türk Katılım Bankası A.Ş. Başarı Hikayesi (pdf)