Veri Yönetişimi (Data Governance) Nedir?

Veri yönetişimi verilerinizin güvenli ve tutarlı olmasını sağlayan bir dizi prensip, standart ve uygulamalardır. Ayrıca, iş süreçlerini yürütmek, doğru karar almak ve dijital dönüşümleri güçlendirmek için verilerinizin daha güvenilir olmasını da sağlamaktadır. Başarılı bir veri yönetişimi programı bunları tekrarlanabilir bir biçimde yapmanıza olanak sağlar. Bu tür bir program, veri hacimleri – ve kaynakları – arttıkça ve teknolojiler geliştikçe, ölçeklendirme yapabilir ve uyum sağlayabilir. Kısacası, iyi bir veri yönetişimi verilerinizi hem şimdi hem de gelecekte güvenle kullanabileceğiniz anlamına gelmektedir.

Veri Yönetişimi Neden Önemlidir?

Veri yönetişimi verilerinizin tutarlı ve doğru olmasını ve veriye dayalı karar alma süreçlerinde bu verilere güvenebilmenizi sağlar. Geleneksel veri yönetişimi risk ve uygunluğa odaklanmıştır. Ancak, son birkaç yıl içerisinde, veri yönetişiminin odağı değişmiştir. Dijital dönüşümün hızlanması ve veri hacmindeki büyük artış, veri dağıtımı, veriye dayalı düzenlemeler ve güvenilir veriyle güçlenmek isteyen kullanıcı sayısı bu değişime katkı sağlamıştır. Veri yönetişimi katı, herkese tek beden elbise yaklaşımından, veriye dayalı kararlar almak için gerekli olan veri zekasını sağlayan daha çevik bir versiyona geçmiştir.

Akıllıca yapılan bir veri yönetişiminin, stratejik iş sonuçları elde etmek için kişileri, süreçleri ve sistemleri nasıl bir araya getirmenize olanak sağladığını görün.

Veri çokluğu, kullanıcılar ve hukuki düzenlemeler gibi konular üstesinden gelmesi zor görünebilir. Ancak, en büyük sorun verilerin kalitesi ve korunmasında güvence sağlamaktır. Kullanıcıların verilerin uygun ve güvenilir kullanımına erişmesi, ve bu verilerden değer yaratabilmek için tüm ekip üyelerinin verileri güvenle kullanma yetkisine sahip olması gerekir. Etkili veri yönetişimi bu verilere güven duyulmasına yardımcı olabilir. Veri yönetişimi, bir kurumda farklı teknik düzeydeki veri tüketicilerinin analitik, yapay zeka (AI) ve veriye dayalı dijital dönüşümü yürütmelerine izin vermek için güvenilir veriyi yaygınlaştırabilir.

‍

Veri Yönetişimi Çerçevesi Nedir?

Veri yönetişimi kurumunuzun verileri anlamasını ve değerlendirmesini gerektirir. Verilerinize hangi düzenleyici ve yasal gereklilikler uygulanmaktadır? Hangi iş uygulamaları işletmeniz için en uygundur?

Bu anlayışa sahip olduktan sonra, kuralları belirlemeniz ve bu kuralları uygulamak için otomatik süreçleri ve insan eli ile yürütülecek süreçleri belirlemeniz gerekmektedir. Veri yönetişiminin en önemli belirleyicisi genellikle regülasyonlar ve yasal gerekliliklerdir, ancak kurum da hangi kuralların dahil edileceğine karar verebilir.

Yönetişim sıklıkla belirli türdeki verilerin saklanması gibi politikalar dikte eder. Ayrıca, şifreleme veya güçlü şifre gibi veri koruma yöntemlerini de kodlar. Veri yönetişimi verilerin nasıl yedekleneceğini dikte edebilir, verilere kimin erişim hakkına sahip olacağına karar verebilir ve arşivdeki verileri ne zaman yok etmeniz gerektiğine dair yönergeler belirleyebilir. Ayrıca, veri kalitesi veya belli verileri izole eden silolar gibi konular hakkında da yönetişim hedefleri belirleyebilirsiniz.

Veri yönetişimi “çerçevelerini” sıklıkla duyarsınız. Bir veri yönetişimi çerçevesi işletmedeki herkesi etkileyen veri strateji politikalarından oluşur:

·        İnsanlar (roller)

·        Süreçler ve prosedürler

·        Teknolojiler

Eğer veri yönetişimi “ne” ise, bir veri yönetişimi çerçeveside “nasıl”dır, ve stratejinizle uyumlu hale getirmek de “niçin”dir.

Veri Yönetişiminin Temel Öğeleri Nelerdir?

Başarılı bir veri yönetişim programı dört temel öğeden oluşur:

·        Vizyon ve iş gerekçesi

·        Doğru insanlar

·        Akıllı veri yönetişim teknolojisi

·        Verimli süreçler

Vizyon bir yönetişim programı kurmak için kapsamlı stratejik hedefinizi ayrıntılarıyla açıklar. İş gerekçesi de belirli iş fırsatlarını açıkça söyler. Bir başka deyişle, vizyonunuz varacağınız yer, iş gerekçeniz de oraya gitmek için kullanacağınız araçtır.

Bir vizyon beyanı, kapsamlı olmasına rağmen, soyut değil uygulanabilir olmalıdır. İlk 3 ila 5 yılı kapsamalıdır. Aşağıda veri yönetişimi için somut bir vizyon örneği verilmiştir:

“Sorunları çözmek için harcanılan zamanı azaltarak, daha ilgili pazarlama materyalleri kullanarak ve hassas müşteri verilerini koruyarak daha iyi bir müşteri deneyimi yaratın.”

Ayrıca uygulanabilir bir iş gerekçeniz olmalıdır. Veri yönetişim çabalarınızı desteklemek için ihtiyaç duyacağınız gerçek kişileri (rolleri), teknolojileri ve süreçleri belirlemelidir. Vizyonunuz, uygulamayı düşündüğünüz ve işletmenizi veri odaklı iş hedeflerinizle uyumlu hale getiren politikalar için temel oluşturur.

Veri Yönetişim Rolleri

Verilerinizle ilgili doğru çıktılar elde etmek için doğru roller tanımlamalısınız. Bu roller verilerinizi destekleyecek, sponsor olacak, hizmet sunacak ve işlevsel hale getirecektir.

İlk olarak, bir yönetim kuruluna veya veri yönetişim kuruluna ihtiyacınız var. Bu ekip işletmenizin tümü için veri yönetişimi hakkında iletişim sağlar, öncelik tanır, fon sağlar, çatışmaları çözer ve karar verir. Yönetim kurulu işletmenizin üst düzey yöneticilerinden oluşur. Bazen bu kişiler C-level (CIO, CDO, CTO vs.) grubuna aittir. Belirli iş alanlarından sorumlu başkan yardımcıları veya müdürler de olabilir.

Yönetim kurulunuzda yer alan üst düzey kişiler önemli rol oynarlar, ancak sadece yönetim kurulu bu süreç için yeterli değildir. Etkili bir veri yönetişim programı şu kişileri de kapsamalıdır:

·        Yürütücü sponsor: Sorumlulukları çeşitli siloları kapsayan C-level yöneticidir. Bu silolar iş alanı, uygulama ve coğrafi siloları kapsayabilir. Bu kişinin erkenden belirlenmesi başarı açısından önemlidir. Bu kişi kaynakları tahsis eder, personel ve fonlamayı belirler, yüksek öncelikli iş konularını tanımlar ve görevler arası işbirliğini teşvik eder.

·        Veri sorumluları: Veri sorumluları iş ve BT konusu uzmanlarıdır (SME’ler). Veri yönetişim çerçevenizin işletmenizin iş süreçleri, kararları ve etkileşimlerini nasıl etkileyeceğini yorumlayan kişilerdir. İş sorumluları BT konusunda bilgi sahibi olmalıdırlar. Benzer şekilde, BT sorumluları da işi anlamalıdırlar. İş ve BT ekipleri arasında iletişim köprüsü görevi gören deneyimli iş analistleri en iyi iş sorumluları olabilirler. Veri mimarları ve üst düzey iş sistemleri analistleri de güçlü BT sorumluları olabilirler.

·        Veri yönetişim lideri: Bu kişi veri sorumlularının görevlerini koordine eder ve sorumluların verdiği kararların iletilmesine yardımcı olurlar. Ayrıca, sürekli veri denetimi yapar ve programın başarısını ve ROI’yi (yatırımın getirisi) değerlendiren metrikler belirlerler. Yürütücü sponsor ile birlikte yönetim kuruluna iletişimi sağlayan birincil nokta olabilirler.

Veri Yönetişim Araçları ve Teknoloji

Akıllı Bir Veri Yönetişim Çözümünün Dört Özelliği

Akıllı veri yönetişiminin özellikleri otomasyon, ölçek, esneklik ve çevikliktir.

Kurum dönüşümünü başlatmak ve daha iyi iş sonuçları elde etmek için, verileri insanlar, süreçler ve teknoloji aracılığıyla bir araya getirmelisiniz.

Veri yönetişimi bağlamında, “teknoloji” otomasyon anlamına gelmektedir. Birçok teknoloji çözümü ve platformu veri yönetişimini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Doğru olanı seçmek için, oluşturulmasından arşivlenmesine kadar, kritik verilerin tüm yaşam döngüsünü göz önünde bulundurmalısınız.

Ayrıca, akıllı otomasyona da odaklanmanız gerekmektedir. Akıllı otomasyonun dört kilit özelliği vardır:

1.    Otomasyon

2.    Ölçek

3.    Esneklik

4.    Çeviklik

Veri Yönetişimi Politikaları ve Prosedürleri

İş politikaları ve standartları herhangi bir veri yönetişim programı için çok önemlidir. İşletme genelinde uygulanabilecek politikalara karar vermek önemlidir. Tipik politikalar şunlardır:

·        Veri sorumluluğu ve mülkiyeti

·        İşletme rolleri ve sorumlulukları

·        Veri yakalama ve validasyon standartları

·        Bilgi güvenliği ve veri gizliliği yönergeleri

·        Veri erişimi ve kullanımı veri saklama

·        Veri maskeleme

·        Veri arşivleme politikaları

Her işletmenin kültürü farklıdır. Dikkat edilmesi gereken doğru veya yanlış bir politikalar dizisi yoktur. Bugünün başarılı veri yönetişim programları birlikte çalışmakta ve gelişmiş işbirliğine odaklanmaktadır. Uygulamanın kısıtlayıcı olmak zorunda olmadığını da anlayarak, işletme için en iyi olanın ne olduğuna birlikte karar verin. Bu eksen üzerinde dönerek, veri yönetişim programınızı politika merkezliden değer merkezliye taşımış olursunuz.

Veri Yönetişiminin En İyi Uygulamaları: Veri Yönetişim Yolculuğunuza Başlarken Atılacak 5 Adım

Eğer sadece veri yönetişimini araştırmaya başlıyorsanız, aşağıda ilerlemenize yardımcı olacak beş adımlık basit bir yol haritası verilmiştir.

Adım 1: Bir proje seçin

İlk veri yönetişimi girişiminiz ve doğru projeyi seçmek önemlidir. Eğer veri yönetişimi konusunda bu ilk girişiminiz ise, işe yönelik gösterilebilir değer gösterebilmeniz gerekir. Ve bu da, makul bir süre içerisinde sağlam bir yatırım getirisi (ROI) – veya en azından çaba getirisi – sunmanız gerektiği anlamına gelmektedir. Eğer mümkünse, üst düzey yönetimi heyecanlandıracak bir proje bulun. Uzun vadeli hedefler üzerinde ilerlemenin yanı sıra taktiksel başarıyı gösteren metrikler sağlayabilin.

Adım 2: Hedeflerinizi belirleyin

Neyi başarmak istiyorsunuz? Bu sırf sorulmuş olması için sorulan bir soru değildir. Birçok yönetişim programı başarısız olmaktadır, çünkü hedefler çok belirsizdir veya beklentiler farklılık göstermektedir. Aşağıda, en yaygın veri yönetişim hedeflerinden bazı örnekler verilmiştir:

·        Geçmişte düşük kaliteli verilerden zarar gören kritik süreçlerin verimliliğini artırmak

·        Hukuksal düzenlemelere daha iyi ve daha etkili bir biçimde uygunluk göstermek (risk azaltmayı ve cezadan kaçınmayı kapsayabilir)

·        Her bir taktiksel ve stratejik kararı yürütmek için güvenilir verilerin işletme genelinde tutarlı bir biçimde kullanılması

Adım 3: Doğru insanları seçin ve uygun şekilde organize edin

Veri yönetişim programları çok sayıda kişiyi kapsamaktadır. Fiili veri yönetişim ekibiniz küçük olsa bile, projeniz çok sayıda çalışanı, müşteriyi, ortağı – kısaca, verilerinize dayanan tüm kişileri– etkileyecektir. Bu kişilerden çoğunun fikirleri olacak ve bazıları bunu yüksek sesle dile getirecektir. Bundan korkmayın. Tutkularını kucaklayın, ama organize edin.

RACI (responsible, accountable, consulted, informed) gibi bir sorumluluk atama matrisi  kullanın. Bu, doğru kişilerin doğru zamanda girdi sağlamasını ve herkesin bireysel sorumluluklarını bilmesini sağlar.

·        İşi yapmakla sorumlu kişi (responsible) deneyimli bir proje müdürü olabilir. Bu kişi planlamaları yönetir, kaynakları tayin eder ve iş gerekçesini oluşturur.

·        Genel sorumlu (accountable) programa ilişkin büyük kararları ve sonuçları üstlenir. Kaynaklara sahip olan ve veto yetkisi olan üst düzey bir kişi olabilir.

·        Danışılan kişiler (consulted) iş ve BT uzmanlarıdır. Hedeflerinize ulaşmanız için gerekli bağlamı sağlamanıza yardımcı olacak kişilerdir.

·        Bilgilendirilen kişiler (informed) veri yönetişim girişiminizden etkilenecek kişilerdir. Girişiminiz yönünde doğrudan söz söyleme hakkına sahip değillerdir – ve bu sürecin başında netleştirmeniz gerekecek bir şeydir.

Adım 4: Süreçlerinizi oluşturun

Veri yönetişim ekibinin, görevlerinin hayata geçmesi için tasarlanmış, açıkça tanımlanmış, tekrarlanabilir süreçlere ihtiyaçları vardır. Her bir veri yönetişim programını destekleyen dört önemli süreç vardır:

·        Keşfet: Yönetilen verileri tanımlayın ve anlayın.

·        Tanımla: Veri tanımlamaları, politikalar, standartlar ve süreçleri belgelendirin. Sahiplik tayin edin (önemlidir ancak genellikle göz ardı edilen bir adımdır) ve kilit metriklerinizi ve temel performans göstergelerinizi (KPI)belirleyin.

·        Uygula: Veri yönetişim politikaları, iş kuralları ve sorumluluğu işlevsel hale getirin.

·        Ölç ve takip et: Veri yönetişimi girişimlerinizin değerini ölçün ve politikalarınıza uygunluğu izleyin.

Adım 5: Teknolojinizi seçin

Veri yönetişimi girişimleri sürekli gelişmektedir. Sürekli yeni veri projeleri ve düzenlemeleri (ve yeni riskler) ortaya çıkmaktadır. Bugün değer sunan fakat gereklilikleriniz değiştikçe uyum sağlayabilecek ve gelişebilecek bir teknoloji platformuna ihtiyacınız var. Aşağıda veri yönetişim teknolojinizi seçerken dikkat edilmesi gereken bazı kilit hususlar verilmiştir:

·        Esneklik, çeviklik ve karşılıklı çalışabilirliğe odaklanın, böylelikle iş ihtiyaçları değiştikçe büyüyebilir ve yukarıya doğru tırmanabilirsiniz.

·        Veri kataloglama, veri sorumluluğu ve yönetişimi, veri kalitesi ve veri paylaşma ve demokratikleştirme gibi tüm kritik ihtiyaçlara hitap edecek kapasiteniz olsun.

·        Süreçler, iş akışları, veri keşfi ve raporlamayı hızlandırmak için otomatikleşin.

·        Ölçeklenebilirlik kazanımları için bulut teknolojisini düşünün. 

·        Bir üst veri havuzu kurun.

‍

Komtaş olarak uçtan uca tasarladığımız veri yönetişimi çözümü ile firmaların veri yönetişimi kapsamında ihtiyaç duyduğu verinin uygunluğu, bütünlüğü ve kullanımı ile tüm süreçlerde size destek olmaya hazırız.

‍